Rozliczenia płacowe wymagają czujności w wielu obszarach. Dwoma z nich, na które trzeba zwracać szczególną uwagę są: próg podatkowy oraz roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przekroczenie wszakże wspomnianych pułapów wpływa w znaczący sposób na wyliczenia na liście płac.
Aby pokazać od strony praktycznej wspomniany wpływ, przygotowaliśmy przykład listy płac, z którego dowiesz się jak w 2025 r. rozliczać wynagrodzenie w przypadku, gdy:
- dochód pracownika w roku przekroczył pułap progu podatkowego wynoszący 120000 zł i/lub
- roczna kwota przychodu podlegającego ozusowaniu osiągnęła poziom trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, wynoszący w 2025 r. 260.190 zł.
Sprawdź pełną wersję Kalkulatora Wynagrodzeń na rok 2025:
🧮 Kalkulator Wynagrodzeń pracownika w ujęciu rocznym (2025 r.)
Jak od stycznia 2025 r. rozliczać wynagrodzenie pracownika w ujęciu rocznym
➪ Kliknij i Sprawdź
Przekroczenie progu podatkowego
W kwestii kalkulowania zaliczki podatkowej po przekroczeniu progu podatkowego podkreślenia wymaga fakt, iż w okresie od stycznia do grudnia 2025 r. płatnicy na listach płac pracowników powinni uwzględniać zaliczki na podatek w wysokości:
1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w danym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, czyli 120.000 zł – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w danym zakładzie pracy przekroczył 120.000 zł – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad wskazany pułap;
3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.
Przekroczenie limitu składek ZUS
W myśl art. 19 ustawy o sus, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone.
Ograniczenie to dotyczy wszystkich opłacających składki na te ubezpieczenia – bez względu na to, czy podlegają im obowiązkowo, czy dobrowolnie oraz z jakiego tytułu są nimi objęci.
Kwota prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2025 r. to 8.673 zł. A zatem łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w przypadku konkretnego ubezpieczonego w 2025 r. powinna wynieść maksymalnie 260.190 zł (30 x 8.673 zł). Przesądza o tym obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2024 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2025 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (Mon. Pol. z 2024 r. poz. 1051).
Gdy podlegający ozusowaniu przychód ubezpieczonej osoby przekroczy ww. pułap, płatnik powinien zaniechać do końca grudnia dalszego naliczania i odprowadzania do ZUS składek emerytalno-rentowych. Regułę tą stosuje się również przy kalkulowaniu składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.
Przedstawiona zasada nie odnosi się do składki:
- chorobowej,
- wypadkowej,
- zdrowotnej,
- na FP, FS i FGŚP.
Ćwiczenia z płac – Jak rozliczać w 2025 r. wynagrodzenie po przekroczeniu progu podatkowego
🧮 Kalkulator Online – Kalkulator – Jak rozliczać w 2025 r. wynagrodzenie po przekroczeniu progu podatkowego
Jak rozliczać w 2025 r. wynagrodzenie po przekroczeniu progu podatkowego
➪ Kliknij i Sprawdź
Przykład
36-letni, pełnoetatowy pracownik od początku zatrudnienia czyli od stycznia 2024 r. jest uczestnikiem PPK, z racji czego wpłaty finansowane przez niego to 2%, zaś przez pracodawcę – 1,5% (wpłaty na PPK są uiszczane do właściwej instytucji finansowej w pierwszych dniach m-ca następującego po miesiącu, którego dotyczą). Ma on prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu na poziomie 250 zł oraz do kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek (300 zł). Co miesiąc otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie brutto w wysokości 20.000 zł, a zatem na listach płac do przychodu doliczane jest mu z tytułu PPK 300 zł (20.000 zł x 1,5%).
W tych okolicznościach jego dochód (czyli przychód po pomniejszeniu o koszty uzyskania przychodów oraz składki na ubezpieczenie społeczne) w okresie od stycznia do lipca 2025 r. wyniósł:
- za 01/2025: 17.308 zł (20.000 zł – 2.742 zł skł. społeczne finans. przez zatrudnionego – 250 zł + 300 zł),
- za 02/2025: 17.308 zł,
- za 03/2025: 17.308 zł,
- za 04/2025: 17.308 zł,
- za 05/2025: 17.308 zł,
- za 06/2025: 17.308 zł,
- za 07/2025: 17.308 zł.
Jak wynika z powyższego, dochód pracownika uzyskany od początku roku przekroczył pierwszy próg podatkowy w lipcu (121.156 zł, co wynika z wyliczenia: 7 x 17.308 zł) i dlatego w tym też miesiącu należności zatrudnionego należy opodatkować stosując dwie stawki podatku: 12% i 32% w następujący sposób:
•••• dochód pracownika uzyskany w miesiącu lipiec do progu 120.000 zł: 120.000 zł – 103848 zł (dochód czyli przychód podlegający opodatkowaniu – KUP – składki społ. uzyskany w okresie: styczeń – czerwiec) = 16152 zł
•••• zaliczka od ww. części dochodu pracownika uzyskanego w miesiącu lipiec (przed zaokrągleniem): 16152 zł (po zaokr.) x 12% – 300 zł = 1638,24 zł
•••• dochód pracownika uzyskany w miesiącu lipiec ponad próg 120.000 zł: 121156 zł (łączny opodatkowany dochód uzyskany w okresie: styczeń – lipiec) – 120.000 zł = 1156 zł
•••• zaliczka od ww. części dochodu pracownika uzyskanego w miesiącu lipiec (przed zaokrągleniem): 1156 zł (po zaokr.) x 32% = 369,92 zł
•••• łączna zaliczka podatkowa za miesiąc lipiec (przed zaokrągleniem): 1638,24 zł + 369,92 zł = 2008,16 zł
•••• zaliczka podatkowa za miesiąc lipiec (po zaokrągleniu do pełnych złotych): 2008,16 zł – 0 zł (skł. zdrowotna do odliczenia od podatku) = 2008 zł.
W rozstrzyganym przypadku lipcowa lista płac powinna wyglądać jak poniżej:
Składniki | Działanie | Kwota |
Wynagrodzenie za pracę | 20.000,00 zł | |
Wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę wliczana do podstawy opodatkowania | 20000 zł × 1,50% | 300,00 zł |
Podstawa wymiaru składek społecznych | 20000 zł | 20.000,00 zł |
Składka na ubezpieczenie emerytalne | 20000 zł × 9,76% | 1.952,00 zł |
Składki na ubezpieczenia rentowe | 20000 zł × 1,5% | 300,00 zł |
Składka na ubezpieczenie chorobowe | 20000 zł × 2,45% | 490,00 zł |
Suma składek na ub. społeczne | 1952 zł + 300 zł + 490 zł | 2.742,00 zł |
Stawka procentowa podatku | 12% / 32% | |
Koszty uzyskania przychodu | 250,00 zł | |
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 20000 zł + 300 zł – 2742 zł (skł. społeczne finans. przez zatrudnionego) – 250 zł – 0 zł | 17.308,00 zł |
Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową | 300,00 zł | |
Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem |
•••• dochód pracownika uzyskany w miesiącu lipiec do progu 120.000 zł: 120.000 zł – 103848 zł (dochód czyli przychód podlegający opodatkowaniu – KUP – składki społ. uzyskany w okresie: styczeń – czerwiec) = 16152 zł •••• zaliczka od ww. części dochodu pracownika uzyskanego w miesiącu lipiec (przed zaokrągleniem): 16152 zł (po zaokr.) x 12% – 300 zł = 1638,24 zł •••• dochód pracownika uzyskany w miesiącu lipiec ponad próg 120.000 zł: 121156 zł (łączny opodatkowany dochód uzyskany w okresie: styczeń – lipiec) – 120.000 zł = 1156 zł •••• zaliczka od ww. części dochodu pracownika uzyskanego w miesiącu lipiec (przed zaokrągleniem): 1156 zł (po zaokr.) x 32% = 369,92 zł •••• łączna zaliczka podatkowa za miesiąc lipiec (przed zaokrągleniem): 1638,24 zł + 369,92 zł = 2008,16 zł |
2.008,16 zł |
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 20000 zł – 2742 zł (skł. społ. fin. przez zatrud.) | 17.258,00 zł |
Składka zdrowotna | 17258 zł × 9% | 1.553,22 zł |
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | 0,00 zł | |
Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek US | 2008,16 zł po zaokrągleniu do pełnych zł | 2.008,00 zł |
Kwota netto | 20000 zł – 2742 zł – 1553,22 zł – 2008 zł | 13.696,78 zł |
Wpłata do PPK finansowana przez pracownika | 20000 zł × 2% | 400,00 zł |
Kwota do wypłaty | 13696,78 zł – 400 zł – 0 zł + 0 zł | 13.296,78 zł |
Przyjmijmy, że pracownik w grudniu (oprócz stałej pensji) otrzymał nagrodę w wysokości 36000 zł brutto.
Uwzględniając w opisanych okolicznościach łączny przychód ww. pracownika z okresu od stycznia do grudnia 2025 r., okazuje się, że w grudniu przychód przekroczył pułap trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (260.190 zł; 30 x 8.673 zł): 23.000 zł wyn. za 01/2025 + 23.000 zł wyn. za 02/2025 + 23.000 zł wyn. za 03/2025 + 23.000 zł wyn. za 04/2025 + 23.000 zł wyn. za 05/2025 + 23.000 zł wyn. za 06/2025 + 23.000 zł wyn. za 07/2025 + 23.000 zł wyn. za 08/2025 + 23.000 zł wyn. za 09/2025 + 23.000 zł wyn. za 10/2025 + 23.000 zł wyn. za 11/2025 + 56.000 zł wyn. za 12/2025 = 276.000 zł > 260.190 zł.
W związku z powyższym rozliczenie pensji grudniowej powinno wyglądać następująco:
Składniki | Działanie | Kwota |
Wynagrodzenie za pracę + inne składniki płacy brutto | 56.000,00 zł | |
Wynagrodzenie chorobowe | 0,00 zł | |
Składnik wynagrodzenia zwolniony z oskładkowania lecz podlegający opodatkowaniu | 0,00 zł | |
Świadczenie niepieniężne ozusowane i opodatkowane | 0,00 zł | |
Świadczenie niepieniężne podlegające wyłącznie opodatkowaniu | 0,00 zł | |
Wpłata do PPK finansowana przez pracodawcę wliczana do podstawy opodatkowania | 20000 zł x 1,5% (wpłata naliczona od pensji listopadowej, opłacona w grudniu, a więc stanowi ona przychód grudnia) | 300,00 zł |
Świadczenie niepieniężne ozusowane (nieopodatkowane) | 0,00 zł | |
Świadczenie pieniężne ozusowane (nieopodatkowane) | 0,00 zł | |
Zasiłek z ubezpieczenia społecznego inny niż zasiłek macierzyński | 0,00 zł | |
Zasiłek macierzyński | 0,00 zł | |
Podstawa wymiaru składek społecznych | [56000,00 zł – (56000,00 zł + 220000,00 zł – 260190,00 zł)] | 40.190,00 zł |
Składka na ubezpieczenie emerytalne | 40190,00 zł × 9,76% | 3.922,54 zł |
Składki na ubezpieczenia rentowe | 40190,00 zł × 1,5% | 602,85 zł |
Składka na ubezpieczenie chorobowe | 56000,00 zł × 2,45% | 1.372,00 zł |
Suma składek na ubezpieczenie społeczne | 3922,54 zł + 602,85 zł + 1372,00 zł | 5.897,39 zł |
Stawka procentowa podatku | 32% | |
Koszty uzyskania przychodu | 250,00 zł | |
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych | 56000,00 zł + 300,00 zł + 0 zł = 56300,00 zł – (3922,54 zł skł. emeryt.: 9,76% × 40190,00 zł + 602,85 zł skł. rent.: 1,5% × 40190,00 zł + 1372,00 zł skł. chor.: 2,45% × 56000,00 zł) – 250,00 zł | 50.153,00 zł |
Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową (na mocy złożonego PIT-2) | 300,00 zł | |
Zaliczka na podatek przed zaokrągleniem | Cały dochód 50153 zł × 32% – 300,00 zł | 15.748,96 zł |
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne | 56000,00 zł – 5897,39 zł (skł. społ. fin. przez zatrud.) | 50.102,61 zł |
Składka zdrowotna | 50102,61 zł × 9% | 4.509,23 zł |
Składka zdrowotna do odliczenia od podatku | 0,00 zł | |
Zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych | 15748,96 zł po zaokrągleniu do pełnych zł | 15.749,00 zł |
Kwota netto | 56000,00 zł – 5897,39 zł – 4509,23 zł – 15749,00 zł | 29.844,38 zł |
Wpłata do PPK finansowana przez pracownika | 56000 zł x 2% | 1.120,00 zł |
Kwota potrąceń | 0,00 zł | |
Świadczenia pieniężne niepodlegające ozusow. ani opod. | 0,00 zł | |
Kwota do wypłaty | 29844,38 zł – 1120,00 zł – 0,00 zł + 0,00 zł | 28.724,38 zł |